Работники комбината регулярно оформляют документы для отправки: обращения, договоры, претензии, иски и другие виды корреспонденции. Бывают случаи, когда необходимо не просто отправить документ, а ещё и зафиксировать факт его отправки и получения. Например, если нужно уведомить работника об увольнении, сообщить компании о прекращении договора или отправить производителю претензию к качеству товара. В подобных случаях закон предусматривает использование юридически значимых отправлений.
Есть несколько способов передать юридически значимые документы. Самый надёжный способ – отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении. Однако помимо этого есть ещё три способа передать документы на бумаге:
– вручить лично – с отметкой о получении;
– доставить курьером;
– переслать ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
Но самый быстрый способ доставки документов – электронный документооборот с использованием усиленной электронно-цифровой подписи (УЭЦП).
Сегодня на предприятии полностью автоматизирован процесс отправки документов с использованием электронного документооборота с контрагентами, а вот при отправке документов на бумажных носителях используется ручной труд. И возложен он на делопроизводителя отдела делопроизводства Татьяну Геннадьевну Великанову.
Исходящую корреспонденцию комбината Татьяна Геннадьевна обрабатывает с 2016 года. За это время её рабочее место неоднократно модернизировалось, совершенствовалось оборудование и программное обеспечение. Так, с 2007 по 2021 год на предприятии вместо марок использовалась франкировальная машина, которая позволяла наносить на конверты почтовых отправлений знаки почтовой оплаты с указанием стоимости отправления. Для нанесения почтового адреса отправителя и получателя использовалось программное обеспечение системы DIRECTUM. А с 2022 года автоматизирован процесс загрузки реестра отправлений через платформу Почты России, что позволило отказаться от франкировальной машины. Платформа Почты России позволяет сразу же присвоить номер для отслеживания отправленной корреспонденции (трек-номер). Зная его, можно всегда проследить, где находится отправление, кем и когда получено. Раньше Почта России присваивала трек-номера 2 дня.
Ежедневно через руки Татьяны Геннадьевны проходит от 100 до 150 отправлений. При конвертации документов специалист обязательно сверяет почтовый адрес и способ доставки, указанный сотрудником предприятия в системе DIRECTUM. Требования к форме и способу отправки документов устанавливаются законодательством или в договоре/соглашении сторон.
На первый взгляд работа кажется несложной – положи документы в конверт и передай на почту или курьеру. Однако везде свои установленные законом сроки и порядки оформления, которые нельзя нарушать. Например, если нарушить срок отправки документов в надзорные органы, то организацию ждёт штраф от трех до пяти тысяч рублей за каждый непредставленный вовремя документ. Ключевыми критериями для определения способа отправки и выбора почтового оператора являются стоимость, оперативность, надёжность и конфиденциальность.
Порой делопроизводителю приходится решать одновременно несколько задач в сжатые сроки. Это требует предельной ответственности и собранности, ведь от качества выполнения Татьяной Геннадьевной своей работы зависит деятельность других подразделений. Быстрая обработка отправлений и оперативная передача их в нужные структуры очень многое решает, подчас даже судьбы людей.
В обязанности Татьяны Геннадьевны входит также проверка целостности конвертируемого пакета, оформление сопроводительных документов для посылок и процедура отслеживания результатов вручения отправленных документов по трек-номеру с занесением информации в систему DIRECTUM. Если не отслеживать, получил ли адресат документы, которые были отправлены, и не контролировать сроки исполнения запросов, это чревато тем, что к адресату документы могут не поступить, а у сотрудников комбината не будет информации для решения рабочих задач. Именно поэтому порой незаметная работа делопроизводителя является крайне важной для эффективного функционирования предприятия.
На комбинате у Татьяны Геннадьевны сформировалась своя семейная династия, общий трудовой стаж которой 150 лет. Среди её представителей – супруг Константин Юрьевич – электрослесарь по ремонту и обслуживанию автоматики и средств измерений Центральной электростанции. Он пришёл на комбинат огнеупоров сразу после армии и уже 37 лет непрерывно трудится здесь. За добросовестный труд награждался Почётными грамотами АО «БКО», Администрации Новгородской области, Министерства промышленности и энергетики РФ, имеет звание Ветерана труда АО «БКО».
Отец супруга – Юрий Константинович – проработал на предприятии 38 лет. Начинал трудовую деятельность с инженера-экономиста отдела капитального строительства. 12 лет руководил группой экономического анализа. Тоже неоднократно награждался почётными грамотами.
Дядя – Геннадий Константинович – отработал на комбинате 37 лет, из них 10 лет был начальником II отдела. Его супруга – Вера Александровна – отдала комбинату 21 год. Трудовую деятельность начинала с лаборанта, потом перешла работать на центральный склад, который в 1996 году возглавила и руководила им до 1999 года.
Дочь героини нашей публикации – Яна Константиновна – без малого десять лет проработала инструктором-контролёром ФОК «Олимп».
Исполнительную и добродушную Татьяну Геннадьевну Великанову уважают в коллективе, ценят и любят в семье. Всё своё свободное от работы время она посвящает любимым внукам, которых у неё трое. Для среднего в этом году волнительная пора – идёт в первый класс, но с крепкой бабушкиной поддержкой ничего не страшно.
