Газета «огнеупорщик.боровичи»

СОВРЕМЕННЫЙ АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИдобавлено: 2021-09-09 в 12:09

Слово «архив» для человека, далёкого от офисной работы, обычно навеивает запах пыли и сырости. В голове сразу всплывает картинка больших высоких стеллажей, плотно уставленных серыми пыльными книгами и растрепавшимися пачками пожелтевших бумаг, перевязанных бечёвкой.

В современных реалиях такие архивы наверняка ещё существуют, но если дело касается архива как отдельного подразделения предприятия, то здесь дела обстоят иначе.

– Основной из причин создания архива на любом предприятии, в том числе и на комбинате огнеупоров, является соблюдение требования законодательства, а также необходимость сбора информации о деятельности организации, – пояснила начальник отдела делопроизводства Елена Валерьевна Шарофеева. – Экспертно-проверочная комиссия предприятия определяет, какую документацию необходимо хранить. Одни документы отбираются и хранятся в соответствии с законодательством, другие документы отбирает комиссия для сохранения информации и истории предприятия. Кроме того, архив одновременно выступает накопителем интеллектуальной собственности комбината.

В процессе деятельности в организации создаётся множество документов, несущих в себе информацию, которая может являться основанием для многих операций, например внесение изменений в технологический процесс, для учёта хозяйственных дел, расчёта и начисления налогов, учёта стажа и начисления пенсии работникам. Особую важность процедуры архивной обработки документов получают в случае составления справок социально-правового характера, для которых могут потребоваться документы по личному составу, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчётность и прочее.

Кроме того, грамотно проведённая обработка документов помогает избежать проблем, связанных с проведением аудиторских и других проверок со стороны государственных органов. Она также облегчает поиск необходимых для составления отчётов документов и восстановления утраченной информации на основе архивированных документов.

Комплектация архива на Боровичском комбинате огнеупоров началась с конца 1965 года, до этого он располагался на чердаке административного здания, расположенного по адресу ул. Кольцова д. 18. Сотрудники архива провели колоссальную работу по отбору документов, имеющих историческую и научно-техническую ценность. Остальные документы были систематизированы в дела в соответствии с законодательством и обязательными сроками хранения. Часть документов была передана в музеи истории Боровичского комбината огнеупоров и истории г. Боровичи и Боровичского края.

В настоящее время архивное бюро АО «БКО» входит в структуру отдела делопроизводства и располагается в двух отдельных помещениях на улицах Кокорина д. 5 и Вышневолоцкой д. 18. Одно из них оснащено современными стеллажами и шкафами, которые позволяют разместить большое количество документов. Сегодня на хранении в архиве, общей площадью 878 кв. м.  – 160718 дел по личному составу, 3233 дел постоянного срока хранения, 6429 дел технической документации. Ответственность за сохранность этого внушительного количества документов и организацию оперативного доступа к необходимой информации лежит на хрупких плечах двух архивариусов – Натальи Борисовны Ковальчук и Анны Сергеевны Шаховой.

Помимо организации архивного хранения бумажных носителей, на предприятии параллельно создаётся электронный архив документов. Особенно это ценно при условии, что бумажный архив постоянно растёт, а площади под хранение увеличивать невозможно и нецелесообразно.

– Кроме экономии офисного пространства, электронный архив автоматизирует все процессы, связанные с занесением, учётом, хранением и оперативным поиском документации, а также обеспечивает возможность быстрой передачи документации между отделами и контролирующими организациями, – добавила Елена Валерьевна. – Информацию легко выгрузить на рабочий компьютер в удобном формате или отправить на печать. При этом все требования к коммерческой тайне соблюдаются. С электронным архивом документов можно работать удалённо, а в случае непредвиденной проверки оперативно получить всю запрошенную документацию по заданным параметрам за любой период.

Подытожив, скажем, что грамотно организованная работа с документами – это фундамент успешного бизнеса. Быстрый доступ, точность и актуальность информации, её сохранность и конфиденциальность – всё это важные составляющие, достигнутые путём внедрения информационных технологий, а также с помощью организации правильного хранения документов. Кроме того, любой архив – это тот багаж, который останется после нас будущим поколениям.

 

На снимке архивариусы архивного бюро: Н.Б. Ковальчук и А.С. Шахова.