Любая деятельность организации – управление, финансы, производство, находит своё отражение в документах. Не зря говорят, документооборот – это кровеносная система предприятия. Чёткую организацию работы с документами и контроль за их исполнением на комбинате обеспечивает отдел делопроизводства. Именно сюда поступает вся внешняя и внутренняя документация АО «БКО» для её дальнейшего распределения и движения. 2 сентября этого года подразделению исполнилось 15 лет. Об особенностях его работы нам рассказала начальник отдела Елена Шарофеева.
Елена Валерьевна, какая основная задача стоит перед отделом?
Главная задача отдела делопроизводства – это организовать документооборот предприятия с контрагентами и между структурными подразделениями таким образом, чтобы упростить процедуру создания документа, автоматизировать его согласование, организовать электронный архив документов, перевести рутинные задачи и стандартные операции, связанные с созданием документов, полностью либо частично на специализированное программное обеспечение. Это в свою очередь помогает высвобождать человеческие и финансовые ресурсы, повышать производительность труда и создавать среду эффективной стратегии управления.
Каким способом решается поставленная задача?
Для решения поставленных задач была выбрана система электронного документооборота (СЭД) Директум, интерфейс у которой прост и не перегружен, а сценарии работы интуитивно понятны. Встроенные подсказки помогают новым пользователям освоить доступные функции. Документы просто создавать из настроенных шаблонов – они учитывают правила оформления документов. Согласование документов и ознакомление с ними осуществляется по разработанным типовым маршрутам, которые соответствуют порядкам и инструкциям, утверждённым на предприятии.
Но так было не всегда. С чего начался переход на электронный документооборот?
Развитие и активное внедрение электронного документооборота на предприятии началось с канцелярии и кадрового делопроизводства. Параллельно создавался электронный архив. Именно он обеспечивает единое информационное пространство, в котором работают все сотрудники. Не нужно искать необходимый документ среди огромной стопки бумаг, поскольку всё это хранится в электронном виде, и теперь найти нужный документ гораздо проще и быстрее. Сегодня в электронном архиве нашего предприятия 1,7 млн. документов.
Ежедневно пользователями СЭД, а сегодня их у нас 890 человек, создаётся более 1000 документов, 35% из которых формируются автоматически при интеграции данных из других программ, а также инициируется 2500 заданий между пользователями, контроль исполнения которых осуществляется с использованием настроек СЭД.
Наряду с увеличением объёмов обязательной электронной отчётности в контролирующие органы, с каждым днём всё большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, всё большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, нашему предприятию необходимо своевременно отвечать подобным запросам. В системе организована автоматическая передача и приём документов с контрагентами через Контур Диадок, с использованием усиленной цифровой подписи. Используя данные Контур Диадока, в системе Директум автоматически проверяется благонадёжность наших партнёров.
Сегодня практически каждый инженерно-технический специалист комбината использует в своей работе систему Директум. Расскажите, какие ещё у неё плюсы.
Система электронного документооборота Директум — это конкурентное преимущество нашего предприятия. Сегодня система прочно вошла в нашу повседневную рабочую жизнь, ежедневно здесь используется более 260 типовых бизнес-процессов, 73 процесса инициализируются в автоматическом режиме, без участия пользователей. При оптимизации документооборота улучшается качество процессов, сокращаются материальные затраты на оформление бумажных документов – только закупки офисной бумаги сократились на 1500 пачек в год, повышается производительность сотрудников, так как используются типовые формы и типовые маршруты. Нет отвлечения сотрудников от производственных задач на поиск решения «как оформить документ», и «с кем его согласовать». Документы по заранее заложенным правилам направляются специалистам в электронном виде.
Сокращается стоимость архивного хранения документов, так с 2005 года была пересмотрена необходимость хранения документов на бумажных носителях, их наименований сократилось на 347 позиций. Сегодня архив принимает на хранение только бумажные документы, которые предусмотрено хранить законодательно, и имеющие историческую ценность для предприятия и города. В распоряжении архива имеется два хранилища общей площадью 878,8 , и загруженностью на 60%, где размещено около 170 тысяч документов. Ежедневно в адрес архива поступают запросы от пенсионного фонда для подтверждения стажа работников и их заработной платы с целью расчёта пенсии, запросы от структурных подразделений о выдаче копий или оригиналов документов для текущей работы. Доступ к электронному архиву открыт всем пользователям, с учётом права доступа к ним.
Как восприняли работники комбината уход от привычного бумажного документооборота на электронный?
Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко, не всегда сотрудники готовы по-новому посмотреть на свою работу, отказаться от бумаги. Однако со временем все пользователи Директума оценили удобство данной системы. При переводе бизнес-процессов с бумажного оформления в электронный проводится тщательная работа по выявлению лишних процессов, а значит высвобождение трудовых ресурсов. В электронном виде каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным документооборотом, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друга или допускать задержки.
Наверняка данная система оказалась очень актуальна в условиях пандемии и при переходе на дистанционную работу.
Да, в марте 2020 года, когда многие компании в период пандемии оказались не готовы полноценно функционировать в режиме удалённой работы, сотрудники нашего предприятия имели возможность продолжать работать без ограничения доступа к документам, выполнять свои обязанности по рассмотрению, согласованию и утверждению внутренних документов, своевременно отвечать контрагентам и контролирующим организациям. Именно такую бесперебойную работу по приёму и отправке корреспонденции, поддержания внутренних процессов документооборотав этот период всем работникам комбинатаобеспечивали специалисты отдела делопроизводства, специфика организации рабочих мест которых не позволяет работать удалённо.
Расскажите про коллектив отдела делопроизводства.
Сегодня в отделе делопроизводства трудятся 10 человек, квалифицированных и грамотных специалистов, которые чётко знают свои задачи и умеют оперативно их решать. Канцелярия – это первый кабинет, куда поступает вся внешняя и внутренняя документация предприятия. Заведует ей специалист Елена Васильева, в полномочиях которой регистрация входящей корреспонденции и общее руководство делопроизводителями. Два делопроизводителя: Татьяна Великанова, выполняет обработку исходящей корреспонденции и посылок, и Ирина Соболева, в её обязанностях – обработка внутренних документов, назначение исполнительской дисциплины. В канцелярии действует принцип взаимозаменяемости.
Также в состав коллектива входит секретариат. Здесь работают четыре секретаря-референта. В офисе на Международной д. 1 трудятся: секретари-референты генерального директора и главного инженера Надежда Михайлова и директора по экономике и директора по правовым вопросам Ольга Мовчан. На Ленинградской д. 99 работают: секретари-референты директора по коммерческим вопросам Алина Муравина и директора по капитальному строительству Людмила Смирнова. Секретари организуют работу приёмных, поддерживают внутренние бизнес процессы в рамках подчинённых подразделений директоров.
Двое специалистов нашего отдела работают в архиве, это Наталья Ковальчук и Надежда Боброва. Они контролируют весь бумажный архив предприятия, в том числе готовят к уничтожению документы, срок хранения которых истёк. Оформляют архивные справки по запросам физических и юридических лиц.
Я, как руководитель, координирую работу каждого сотрудника подразделения, а также изучаю бизнес процессы, в которых участвует документооборот. Совместно с руководителями подразделений и отделом информационных технологий мы обсуждаем возможность автоматизации и перевода документов в электронный вид. Если участники дают согласие, то я готовлю техническое задание. При переводе бизнес процесса в электронный вид всегда делается акцент на высвобождение трудовых и материальных ресурсов. В системе электронного документооборота предлагается формирование различных аналитических и статистических отчётов. Есть возможность выгрузить документы электронным архивом, при подготовке ответов по запросам контролирующих организаций.
Планируется ли что-то усовершенствовать в работе электронного документооборота?
В ближайших планах – выделить из массива первичные бухгалтерские документы, создать выделенный финансовый архив. Подготовка к этому этапу проведена, бизнес процессы изучены, частично подготовлены технические задания в отдел информационных технологий. Документы, которые поступают в электронном виде через Диадок, уже формируют финансовый архив – как по контрагенту, так и в разрезе контрактов.
МНЕНИЕ
Светлана Провоторова, директор по правовым вопросам, курирующий директор отдела делопроизводства:
«Главная задача руководителя любого уровня, на мой взгляд – видеть «дальше своего носа», то есть понимать, в каком направлении развиваться отделу, службе и т.д. И очень здорово, что мы одни из самых первых среди предприятий, в том числе и крупных, которые уже в 2006 году определили свой путь к переходу на электронный документооборот. Хочется выразить благодарность руководителям, которые поддержали нашу идею: генеральному директору АО «БКО» 1995-2016 гг. В.А. Можжерину и директору по информационным технологиям Ю.А. Саламонову.
Мне очень везёт на хороших людей и встреча, а в дальнейшем приём на работу и назначение на должность начальника отдела Шарофеевой Елены Валерьевны – одно из таких везений. Именно благодаря её инициативности, напористости, увлечённости у нас, по моему мнению, всё получилось. Мы нацелены на дальнейшее развитие и надеемся на взаимопонимание со стороны всех руководителей.
Основными пользователями и бизнес заказчиками СЭД на протяжении многих лет являлся отдел делопроизводства, поэтому и система строилась на основе бумажного документооборота и картотечно-учётных функций. Подключение к работе с документами всё более широкого круга пользователей позволило пройти путь от учётной системы к инструменту создания, распространения и управления всем деловым контентом организации. Сейчас в системе Директум работают управленцы всех уровней – от руководителей высшего звена до линейных менеджеров. В последние годы появился интерес к аналитическим инструментам, которые позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД под новым углом.
С течением времени меняются требования и условия работы, функции, задачи, цели, а соответственно меняются и требования к специалистам отдела в плане образования, умения работать с программными продуктами. Но, как говорится в пословице: «дорогу осилит идущий», а с таким замечательным коллективом единомышленников мы точно преодолеем любые трудности».
